алгоритм поставки оборудования

Цель данного раздела – описать процесс поставки комплектующих и ответить на вопросы, возникающие у наших клиентов при работе с нами.

Кратко алгоритм выглядит так:

Вы присылаете заявку в свободной форме с указанием наименования товара и его количества.
Заявки мы ждем от Вас по факсу 8 044 239-22-92 или по электронной почте: novitech@ukr.net
Менеджер, получивший заявку, в течение 48 часов уточняет все нюансы, и готовит счет или предложение. Если в ходе обработки заявки у менеджеров появляются вопросы, то он связывается с Вами для уточнений. При этом хорошо, чтобы на Вашей заявке была указана вся контактная информация.
После согласования цены оборудования, сроков его поставки, условий оплаты и поставки, менеджер выставляет счет для оплаты. В случае необходимости, возможно подписание договора с указанием всех условий поставки оборудования.
После поступления средств на наш расчетный счет (обычно 1 день после оплаты) события могут развиваться в двух направлениях:

если оборудование есть на складе в Москве, то в день поступления денег на наш расчетный счет все позиции резервируются под счет. Вам отправляется информационное письмо, сообщающее о том, что оборудование готово к отгрузке;
если оборудования на складе нет, то менеджер оформляет заказ (в день поступления предоплаты). Об этом далее.

Заказ у поставщика оформляется менеджером и передается в отдел логистики. Специалисты отдела размещают заказ и вносят всю информацию в базу данных. Все это происходит в день поступления предоплаты.
Как только у Отдела логистики появляется информация об окончании срока производства, сотрудники отдела выставляют в базе данных информацию о предположительном сроке поступления оборудования на склад. Обычно это происходит за 2–3 недели до окончания оговоренного в договоре срока.
При поступлении на склад оборудование проверяется кладовщиками (внешний вид, количество, соответствие артикульных номеров и т. д.). В зависимости от партии на это уходит от 12 до 72 часов.
Информация о поступившем оборудовании передается в бухгалтерию.
Далее оборудование резервируется по счетам, мы отправляем вам письмо или звоним, чтобы сообщить, что оборудование готово к отгрузке.
После полной оплаты счета мы отправляем Вам оборудование из Киева удобным для Вас автоперевозчиком, после получения нами по факсу или электронной почте заполненной доверенности. Оформленные документы мы даем вместе с грузом при отгрузке. Доставка в большинстве случаев происходит за Ваш счет. Также Вы можете самостоятельно забрать оборудование со склада в Киеве, предварительно известив нас об этом.
При работе через транспортную копанию мы берем на себя следующие обязательства: упаковываем груз, вкладываем комплект документов (оригинал счета, счет-фактуру и товарно-транспортную накладную) и упаковочный лист; вызываем транспортную компанию и грузим оборудование в ее транспорт. Вам мы сообщаем номер накладной и предположительную дату доставки. Эти услуги абсолютно бесплатны. Право собственности на оборудование переходит в момент передачи первому перевозчику.

Некоторые моменты заказа или поставки оборудования

Как определиться с выбором оборудования? Если Вам сложно определиться с выбором оборудования, наши сотрудники готовы дать необходимые консультации. Первичную консультацию Вы можете получить у менеджеров отдела продаж, а если потребуется более подробная техническая консультация, то ваш звонок переключат на специалистов из инженерного отдела. Разумеется, все консультации бесплатны.

Если вопросы появятся в ходе установки оборудования после покупки или в процессе его запуска и отладки, мы также готовы дать Вам все необходимые консультации. При возникновении большого количества вопросов, Вы можете приехать к нам в офис, где можно обсудить все необходимое с менеджерами по продажам и инженерами. Просим Вас заранее договариваться о встрече.
Что такое заявка, как ее составить и зачем она нужна? Для того, чтобы мы могли понять, какое оборудование Вам необходимо, проверить его совместимость и дать предложение по поставке, мы должны получить заявку.

Заявка на поставку оборудования должна содержать следующие данные: артикульный номер оборудования, требуемое количество. Нелишней будет контактная информация: фамилия, имя и отчество, номера телефонов, факсов, адрес электронной почты. В случае возникновения вопросов, связанных с уточнение заказа, менеджер сможет оперативно связаться с Вами только при наличии контактной информации.
Существует ли минимальная сумма закупки? Нет, не существует.
Сколько времени потребуется для ответа по цене и срокам? Если Вас интересует оборудование стандартного исполнения, то для ответа нас потребуется не более 48 часов. Это срок определяется исходя из текущей загруженности менеджеров. При заявке нестандартного оборудования нам, скорее всего, потребуется уточнить у производителя его стоимость и срок изготовления. Если Вам требуется крупная партия оборудования, то для того, чтобы дать Вам скидку, сначала мы пробуем получить ее у производителя. Срок получения ответа производителя мы прогнозировать не может, иногда мы получаем ответ в течение нескольких часов, иногда срок увеличивается до не скольких дней или недели. Если оборудование производится в Азии или Америке, то необходимо делать поправку на большую разницу во времени. В любом случае, мы стараемся дать ответ максимально быстро.
Из чего складывается срок поставки оборудования? Обычно срок поставки оборудования складывается из нескольких частей:

срока на оформление заказа после внесения предоплаты (обычно это занимает 1–2 часа), выполняется менеджером, ответственным за работ у с Вами;
срока производства оборудования на заводе - изготовителе.

Как правило, мы знаем приблизительные сроки, в которые поставщик должен уложиться, но существует много факторов, увеличивающих срок производства. На эти факторы мы повлиять не можем: например, производителю задерживают поставку каких-нибудь составных частей или сырья. При производстве оборудования у производителя могут выйти из строя средства производства, интегральная система управления производством, система качества и контроля. Все это увеличивает срок. При этом поставщик не сообщает нам о возникших проблемах, а узнаем мы о них только в тот момент, когда должна произойти отгрузка. Такая ситуация связана с отсутствием ERP-систем у производителей;

иногда мы консолидируем груз в течение 1–2 недель, это необходимо для того, чтобы предложить оборудование по минимальным ценам. Как правило, оборудование, пользующееся максимальным спросом (частотные преобразователи, редукторы, направляющие или гибкие кабель-каналы) мы получаем каждую неделю, поэтому консолидации грузов для снижения издержек не требуется;

срок доставки оборудования со склада поставщика до таможенных терминалов Украины может варьироваться от нескольких недель до нескольких месяцев и определяется расстоянием до производителя и выбранным для доставки транспортом. Самый дешевый способ доставки – морем, но это и самый длинный по времени способ. Доставка авиатранспортом – самый дорогой способ, при этом сроки снижаются до нескольких дней;

по правилам таможенные процедуры должны занимать не более 3 суток, но это редкость. Обычно груз на таможне находится от 3 до 7 дней. Как-либо уменьшить срок мы можем только с помощью силового захвата государственного учреждения, но это противоречит УК, поэтому нами не рассматривается;

В итоге срок поставки складывается из следующих составляющих

Размещение заявки на заводе-производителе 1–2 часа
Срок производства оборудования в зависимости от завода и типа комплектующих колеблется от 14 до 100 дней
Доставка от завода-производителя до таможенного терминала Украины от 7 дней до 2 месяцев
Прохождение таможни от 3 до 7 дней
Доставка на наш склад с таможенного терминала от 3 до 8 часов
Приемка груза и его проверка от 12 до 48 часов
Заведение в базу 1С, распределение по счетам от 4 до 5 часов
Дополнительные операции: распиловка или проверка 48 часов

Естественно весь этот алгоритм поставки расписан в случае заказа оборудования у производителя в Европе или Азии. В случае наличия оборудования на складе в Москве (вероятность этого достаточно велика) – срок поставки оборудования не более 2 недель!

Может ли груз вообще не прийти в срок? К сожалению, иногда такое может случиться. Существует несколько причин. Первая – производитель ошибся в документах, т. е. по документам мы видим, что груз был в нашу сторону отправлен, в реальности при проверке груза на нашем складе его не оказывается. В этом случае мы требуем от производителя незамедлительно исправить ошибку и выслать груз экспресс-доставкой. Вторая: в процессе транспортировки груз может быть поврежден, например, из-за аварии. Если в ходе проверки наша складская служба обнаруживает брак, потерю работоспособности или товарного вида, комплектующие заказываются повторно. Возможна потеря оборудования в ходе его перевозки, причем этим грешат даже лидеры отрасли. Выход может быть только один – повторный заказ и экспресс-поставка.
С кем можно решить текущие проблемы? Любые вопросы, связанные с поставкой, Вы можете решить с менеджером отдела продаж.
В ходе эксплуатации оборудование вышло из строя, что делать? Прежде всего, свяжитесь с Вашим менеджером. Если диагностировать и устранить проблему по телефону не удастся, то оборудование необходимо доставить в наш сервисный центр. Стандартный договор подразумевает поставку оборудования в сервисный центр за счет покупателя (как аналогия – покупка в магазине телевизора, если он ломается, то покупатель самостоятельно доставляет его сервисный центр или обратно в магазин). Если оборудование находится на гарантии, то при сдаче его в ремонт необходимо предоставить гарантийный талон (если он был выдан при отгрузке) или копию товарно-транспортной накладной. Необходимо приложить схему подключения (для электронных компонентов), кинематическую схему узла (для механики) и акт выхода из строя, подписанный ответственными лицами. Если в документах будет описаны симптомы выхода из строя или возможные причины, то наши сервис инженеры смогут быстрее разобраться в причине и устранить неполадки.
Какие документы дают при сдаче в ремонт? При приемке оборудования сервис-инженер заполняет специальный талон, корешок которого отдается клиенту.
Сколько длится гарантийный ремонт? Скорость ремонта зависит от типа оборудования, типа поломки, наличия запасных частей и сложность работ. Ремонт может занять от 15 минут до нескольких недель (если ремонт или замена со склада невозможны, а требуется произвести и поставить его заново). Сервис инженер может сообщить приблизительный срок при приеме оборудования. В любом случае, по его окончания мы сами свяжемся с Вами.

сайт создан компанией